Meeting efficaci

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Marco Santonocito


Qualche giorno fa ho letto un post su Will che parla di una ricerca sui meeting che mi ha fatto riflettere.

Durante questi anni ho sofferto molto il fatto di dover perdere tempo in meeting poco utili che non portavano a nessun risultato e questa è la situazione che vivono molti altri professionisti.

Pensa, il 15% del tempo di un'azienda è speso in riunioni: i quadri intermedi passano il 35% del loro tempo nei meeting, mentre per i dirigenti di fascia alta il tempo sale al 50%.

La pandemia inoltre ha cambiato modalità e dinamiche dei meeting. Il lavoro da remoto ha portato ad un aumento del tempo passato in riunioni del 10% a settimana.

Viene da chiedersi: un mondo del lavoro zero meeting sarebbe più efficiente? Ha provato a rispondere alla domanda un esteso studio condotto da un team internazionale di studiosi in 76 aziende con più di 1.000 dipendenti ciascuna in tutto il mondo.

Dallo studio risulta che introdurre giornate senza riunioni porta a meno stress e più autonomia e cooperazione, oltre a un miglioramento del grado di soddisfazione dei dipendenti.

La chiave, dal mio punto di vista, è trovare il giusto equilibrio e per riuscirci è importante costruire una cultura verso l'organizzazione di meeting efficaci.

Infatti quando un meeting dura più del previsto oppure non porta ad alcun risultato, spesso si giunge alla conclusione che tutti i meeting siano negativi. In realtà non sono stati organizzati nel modo corretto.

Come organizzare un meeting

Chiediti se è davvero necessario 🧐

Molte persone ricorrono alle riunioni perché non hanno alternative migliori ma solo perché è possibile organizzarle non significa che dovresti farlo. Ecco quindi 3 alternative che possono aiutarti a ottenere lo stesso risultato e ottimizzare i tempi.

Registra un video 📹
Usa questa soluzione quando vuoi:

  • Raccontare un procedimento (Es. spiegare come hai corretto un bug)
  • Mostrare un lavoro (Es. condividere il funzionamento un prototipo)
  • Dare contesto ad una decisione (Es. decidere perché hai scelto una soluzione specifica)

Un video aggiunge un tocco umano e funziona bene in tutti i fusi orari. Inizia utilizzando uno strumento come Loom!

Brainstorming 🧠
Usa strumenti di collaborazione virtuale come Google Docs, Miro o Figma per raccogliere le tue idee e condividerle con gli altri.

Utilizza questo metodo per:

  • Raccogliere idee (Es. idee per nuovi contenuti di marketing o priorità per il prossimo trimestre)
  • Dare feedback (su presentazioni, contenuti, progettazione e code review)

Questi metodi aiutano a catturare l'input del tuo team in un unico posto e permette una condivisione più omogenea.

Daily update ✏️
Ottimo per un rapido controllo dei progressi. Potresti fare domande come: cosa hai fatto ieri? Cosa farai oggi? Chi ti sta bloccando?

Il modo migliore per integrarlo è:

  • Scegli una fascia oraria e chiedi a tutti di pubblicare in un canale condiviso su Slack o Microsoft Teams
  • Imposta un promemoria ricorrente
  • Usa il tup tempo per aggiornare i tuoi ticket

Scrivi un titolo significativo 🌟

Se il meeting è necessario allora devi organizzarlo nel modo giusto.

Quante volte ti è capitato di ricevere un invito a una riunione e non avere idea di cosa si tratta? Questo fa perdere tempo a tutti e ci porta a non arrivare preparati.

È importante per prima cosa riuscire a definire un titolo che descriva ciò che ci aspettiamo dalla riunione. Questo aiuta i partecipanti ad arrivare con la giusta mentalità e a lavorare sugli stessi obiettivi.

Fornisci un contesto ✍️

Prima di dare il via a qualsiasi riunione, rispondi a queste domande:

  • Di cosa tratta l'incontro?
  • Cosa dobbiamo preparare?
  • Qual è il risultato previsto?
  • Chi ci dev'essere e chi non ci dev'essere?

Mettere per iscritto questi punti può aiutarti a riflettere sugli obiettivi e su come strutturare la sessione in modo da riuscire a raggiungerli.

Definisci una timeline 🗓

Un meeting di successo deve contenere gli ingredienti giusti. Annota tutti gli elementi o i passaggi che seguirai e, se possibile, aggiungi delle tempistiche.

Imposta un'etichetta 🏷

Per poter guidare al meglio il team, un buon metodo può essere quello di applicare un'etichetta accanto al titolo del meeting oppure ad ogni elemento della timeline:

  • Dream 💭 - per sessioni di brainstorming o problem-solving.
  • Decide ☝️ - al termine del meeting tutti dovrebbero essere chiari sulla decisione presa, sulle alternative e sui suggerimenti ricevuti da chi ha organizzato il meeting.
  • Deliver 🚀 - per aggiornamenti di stato o rapporti sullo stato di avanzamento.

Inserisci nella descrizione del meeting link, documenti o video che possano aiutare chi partecipa a capire il contesto e a prendere una decisione. Fallo almeno 48 ore prima della riunione per dare a tutti la possibilità di raccogliere i propri pensieri in anticipo.

Puoi scrivere qualcosa del tipo: "Prima della riunione, rivedi i documenti allegati e aggiungi eventuali domande o commenti in linea". Più sei specifico con le tue istruzioni e aspettative, meglio è.

Cancella il meeting se necessario 🛑

Non aver il timore di cancellare un meeting se tutti risultano allineati e non hanno bisogno di una discussione live per prendere una decisione o condividere un aggiornamento.

Esempio

  • 🧐 Chiediti se è davvero necessario
  • 🌟 Scrivi un titolo significativo
  • ✍️ ️Fornisci un contesto
  • 🗓 Definisci una timeline
  • 🏷 Imposta un'etichetta
  • 📂 Aggiungi link e documenti a supporto
  • 🛑 Cancella il meeting se necessario

E tu come organizzi i tuoi meeting?